Die Vorteile von Collaboration Software für Ihren täglichen Arbeitsablauf

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In der modernen Arbeitswelt, sind Sie es wahrscheinlich gewohnt, zahlreiche E-Mails während Ihres Arbeitstages hin und her zu senden. E-Mails sind zweifellos ein großartiger Ersatz für den Briefversand per Post und unerbittliche Telefonanrufe. Allerdings ist auch diese Kommunikationsform nicht perfekt. Wie oft wurde eine wichtige Konversation unter einer Flut von anderen E-Mails begraben? Oder haben Sie schon einmal eine E-Mail weitergeleitet bekommen, die im Anhang seitenweise andere E-Mails beinhaltete, wodurch es wirklich schwierig wurde, die für Sie gewünschte Information zu finden?
Collaboration Software ist eine wirksame Alternative zu E-Mails. Sobald Sie den Dreh heraus haben, werden Sie sehen, wie Sie Arbeitsplatz Tools optimal einsetzen können. Wir haben drei Punkte aufgelistet, die Ihnen zeigen werden, auf welche Arten Sie E-Mails damit ersetzen können:

1. Optimieren von Konversationen

Nehmen wir an, Sie arbeiten in einem Team von fünf Personen, von denen Sie einige mehrmals am Tag kontaktieren müssen. Überlegen Sie, wie viele E-Mails gesendet werden müssen und wie viel Hin und Her es geben wird. Nun überlegen Sie, was passieren würde, wenn Sie ein soziales Netzwerk in Ihrem Unternehmen hätten. Jeder könnte eine Konversation abonnieren, in der alle Updates veröffentlicht werden. Sie erhalten eine Echtzeit-Benachrichtigung über neue Beiträge, die in Verbindung mit diesem Thema stehen.

2. Konsolidierung von Informationen

In Verbindung mit optimierten Konversationen werden alle Informationen im Hinblick auf ein bestimmtes Arbeitsthema – beispielsweise ein Verfahren, Kunden oder ein Produkttest – in einem Bereich gehalten. Um über alles auf dem neuesten Stand zu bleiben, abonnieren Sie jedes Thema einzeln. So geht künftig keine Information in einem Berg von E-Mails verloren. Ihr Arbeitsablauf wird verbessert, weil Sie keine Information ein zweites Mal anfordern oder ewig Ihren Posteingang durchsuchen müssen.

3. Informationen sind besser organisiert

Manchen Menschen fällt es schwer, immer alles organisiert zu halten. Anstatt zu versuchen, Ihre E-Mails zu sortieren, ist bei einer Collaboration Software bereits alles nach Thema geordnet. Nichts geht verloren oder ist fehl am Platz. Eine Person, die nicht unbedingt ein Organisationstalent ist, erhält Echtzeit-Updates um sicherzustellen, dass sie von jenen Projekten, an denen sie beteiligt ist, keine Information mehr verpasst.

Collaboration Software erfordert zwar eine kleine Einschulung, aber langfristig gesehen überwiegen die Vorteile bei weitem.

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